Fatturazione elettronica e Sistema di Interscambio: come funziona per chi vende
Codice destinatario, PEC, clienti privati, scarti e conservazione: come viaggia una fattura elettronica attraverso lo SdI e cosa deve fare chi vende.
La fattura elettronica è un file in formato XML che non va al cliente direttamente: passa sempre dal Sistema di Interscambio (SdI) dell'Agenzia delle Entrate. Lo SdI controlla il file, lo consegna all'indirizzo telematico del cliente (un codice destinatario o una PEC) e ti manda una ricevuta. Se il file non supera i controlli, la fattura viene scartata e si considera non emessa. In questa guida vediamo cosa succede passo per passo e cosa deve fare in pratica chi vende, sia alle aziende sia ai privati.
Chi deve emettere la fattura elettronica
Secondo la guida dell'Agenzia delle Entrate aggiornata a dicembre 2025, sono obbligati tutti i titolari di partita IVA residenti o stabiliti in Italia che effettuano operazioni verso soggetti residenti o stabiliti in Italia. L'obbligo vale sia per le vendite ad altre imprese (B2B) sia per quelle ai consumatori finali (B2C), quando si emette fattura.
Dal 1° gennaio 2024 l'obbligo riguarda anche tutti i contribuenti in regime forfettario, indipendentemente dai ricavi, come ricorda la pagina dell'Agenzia sulla fattura elettronica per i forfettari. Restano esonerate alcune categorie particolari (per esempio i piccoli produttori agricoli già dispensati dall'emissione della fattura): se hai dubbi sul tuo caso, chiedi conferma al commercialista.
Il percorso della fattura nel Sistema di Interscambio
Il giro è sempre lo stesso, qualunque programma tu usi:
- Prepari il file XML con i dati obbligatori: i tuoi dati, quelli del cliente, numero, data, righe, aliquote IVA e l'indirizzo telematico di recapito.
- Lo trasmetti allo SdI: dal portale "Fatture e Corrispettivi", via PEC all'indirizzo indicato dall'Agenzia, oppure tramite un software o un intermediario collegato al Sistema.
- Lo SdI esegue i controlli: formato del file, partita IVA e codice fiscale esistenti in Anagrafe Tributaria, codice destinatario valido, coerenza dei dati.
- Lo SdI consegna la fattura al cliente e ti invia una ricevuta: di consegna, di mancata consegna oppure di scarto.
Un punto da tenere a mente: la fattura mandata per email o PEC direttamente al cliente, senza passare dallo SdI, non vale come fattura elettronica emessa. Il cliente può ricevere una copia in PDF per comodità, ma l'originale è il file transitato dal Sistema.
Codice destinatario e PEC: dove arriva la fattura
Il campo più importante per il recapito è il codice destinatario. La guida dell'Agenzia indica tre modi di compilarlo:
- codice alfanumerico di 7 caratteri comunicato dal cliente: è il "canale" del suo programma di fatturazione o del suo commercialista;
- "0000000" più la PEC del cliente nel campo "PEC Destinatario", se il cliente ti ha dato la PEC;
- solo "0000000" se il cliente è un consumatore finale, oppure un'impresa che non ti ha comunicato né codice né PEC.
C'è anche un'eccezione utile da conoscere: con il servizio di registrazione dell'indirizzo telematico del portale "Fatture e Corrispettivi" un'impresa può abbinare alla propria partita IVA un unico indirizzo. In quel caso lo SdI consegna lì tutte le fatture, qualunque codice abbia scritto il fornitore. Per questo capita che un cliente riceva correttamente una fattura anche con un codice destinatario "vecchio".
Consiglio pratico: salva codice destinatario e PEC nella scheda di ogni cliente business e chiedili già al momento dell'ordine o del preventivo. Fare la caccia al codice dopo la vendita è la causa più comune di ritardi.
Fatture ai privati (B2C)
Quando vendi a un consumatore finale e ti chiede la fattura, compili il codice fiscale del cliente (senza partita IVA) e metti "0000000" come codice destinatario. Lo SdI mette la fattura a disposizione del cliente nella sua area riservata sul sito dell'Agenzia delle Entrate.
Le regole tecniche dell'Agenzia (il provvedimento n. 89757 del 30 aprile 2018 e successive modifiche) prevedono però che tu consegni comunque al cliente una copia informatica o cartacea della fattura, avvisandolo che l'originale è consultabile nella sua area riservata. Nella pratica, chi vende online allega il PDF di cortesia all'email di conferma o lo rende scaricabile dall'area cliente del negozio.
Ricevute, scarti e mancata consegna
Ogni file inviato riceve una risposta dallo SdI. Ecco cosa significano le principali, con riferimento alla pagina ufficiale su file, fatture e messaggi del Sistema di Interscambio:
| Messaggio | Cosa vuol dire | Cosa fare |
|---|---|---|
| Ricevuta di consegna | La fattura è arrivata all'indirizzo telematico del cliente. | Niente: la fattura è emessa. |
| Mancata consegna / impossibilità di recapito | Lo SdI non è riuscito a consegnarla (per esempio PEC piena o canale non attivo) e l'ha messa nell'area riservata del cliente. | La fattura è comunque emessa, ma devi avvisare il cliente per altre vie, anche mandandogli una copia. |
| Notifica di scarto | Il file non ha superato i controlli. | La fattura si considera non emessa: correggi e rinvia. |
Lo scarto merita attenzione. Le regole dell'Agenzia prevedono che la ricevuta di scarto arrivi entro 5 giorni dall'invio. Nella risposta n. 103 del 2024, che richiama la circolare 13/E del 2018, l'Agenzia ribadisce che la fattura scartata va preferibilmente ritrasmessa entro cinque giorni dalla notifica di scarto, con la stessa data e lo stesso numero del documento originale: in questo caso si considera emessa in tempo.
Gli scarti più frequenti dipendono da errori banali: partita IVA o codice fiscale del cliente sbagliati, codice destinatario inesistente, file inviato due volte, totali che non tornano. Controllare l'anagrafica prima dell'invio ne evita la gran parte.
Quando va trasmessa la fattura
Per la fattura immediata, la data del documento è quella dell'operazione e hai 12 giorni per trasmetterla allo SdI, come ricorda la stessa risposta n. 103/2024 citando l'articolo 21 del decreto IVA. Per la fattura differita, possibile quando la merce viaggia con un documento di trasporto o equivalente, il termine è il giorno 15 del mese successivo a quello dell'operazione, come indicato nella guida dell'Agenzia.
Esempio pratico (date indicative): spedisci un ordine con DDT il 10 marzo. Puoi raggruppare tutte le consegne di marzo a quel cliente in un'unica fattura differita e trasmetterla entro il 15 aprile.
Per casi particolari (operazioni con l'estero, note di credito, imposta di bollo sulle fatture esenti, regimi speciali) le regole cambiano nei dettagli: verifica con il tuo commercialista quelle aggiornate.
La conservazione a norma
Salvare il PDF o l'XML sul computer non basta. La guida dell'Agenzia ricorda che chi emette e chi riceve una fattura elettronica deve conservarla "a norma", cioè con un processo regolato dal Codice dell'Amministrazione Digitale che garantisce integrità e leggibilità nel tempo.
Le strade sono due:
- il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate, che si attiva aderendo all'accordo di servizio nel portale "Fatture e Corrispettivi";
- un conservatore privato, spesso incluso nei servizi del commercialista o di altri fornitori.
Non confondere la consultazione (vedere e scaricare le fatture nel portale) con la conservazione: sono due servizi diversi e la seconda va attivata esplicitamente.
Come aiuta Kliveer
Con il modulo Fatturazione elettronica di Kliveer prepari la fattura dai documenti del gestionale, con i dati del cliente già in anagrafica, e la invii allo SdI senza uscire dal gestionale. Gli esiti (consegna, mancata consegna, scarto) tornano nell'elenco delle fatture inviate, così vedi subito quali documenti richiedono un intervento, e trovi anche le fatture ricevute dai fornitori. Gli invii usano i crediti per fatture elettroniche (SdI), acquistabili a pacchetti. Per la conservazione a norma puoi usare il servizio gratuito dell'Agenzia o quello del tuo commercialista.
Domande frequenti
Posso mandare la fattura elettronica al cliente via PEC?
Puoi mandargli una copia di cortesia, ma la fattura è emessa solo se passa dallo SdI. Se il cliente ti dà la sua PEC, la indichi nella fattura e sarà lo SdI a consegnarla lì.
Il cliente privato deve darmi un codice destinatario?
No. Per il consumatore finale basta il codice fiscale e il codice destinatario "0000000". Ricordati però di consegnargli una copia della fattura.
La fattura è stata scartata: devo cambiare numero?
Secondo l'Agenzia, la soluzione preferibile è ritrasmetterla corretta entro cinque giorni dalla notifica di scarto con lo stesso numero e la stessa data. Se sono passati più giorni, valuta con il commercialista come procedere.
Che differenza c'è tra mancata consegna e scarto?
Con la mancata consegna la fattura è emessa e si trova nell'area riservata del cliente: devi solo avvisarlo. Con lo scarto la fattura non esiste ai fini fiscali e va corretta e rinviata.
