Spese deducibili: cosa cambia tra regime forfettario e ordinario

"Questa spesa la scarico?" è una delle domande più frequenti di chi ha una partita IVA. La risposta dipende prima di tutto dal regime fiscale: nel regime forfettario le spese che sostieni davvero non si deducono, perché la legge le considera già comprese in una percentuale fissa. Nel regime ordinario invece si deducono, purché rispettino alcune regole. Vediamo come funzionano i due sistemi, con qualche numero, e quando uno conviene più dell'altro.

Nel forfettario conta il coefficiente, non le spese

Nel regime forfettario il reddito su cui paghi le imposte non è "ricavi meno spese". Si calcola così:

reddito = ricavi incassati × coefficiente di redditività

Il coefficiente dipende dall'attività (codice ATECO) ed è fissato dalla legge 190/2014. La parte che resta fuori è, in pratica, la quota di spese che lo Stato ti riconosce in modo forfettario, qualunque sia la spesa vera:

Dal reddito così calcolato si tolgono solo i contributi previdenziali obbligatori versati nell'anno (INPS o cassa professionale). Su quello che resta si paga l'imposta sostitutiva del 15%, o del 5% per i primi cinque anni di attività se hai i requisiti.

Le conseguenze pratiche sono due:

• comprare un computer, pagare un affitto o una consulenza non abbassa le imposte: le spese restano utili all'attività, ma per il fisco non contano;
• chi spende poco ci guadagna, perché ha comunque diritto alla quota forfettaria; chi spende più di quella quota ci perde.

Attenzione anche all'IVA: il forfettario non la addebita ai clienti e non può detrarre quella pagata sugli acquisti. Per lui l'IVA dei fornitori è un costo in più, e nemmeno quella si deduce.

Nel regime ordinario le spese si deducono

Nel regime ordinario (e nel semplificato) il reddito è quello "vero": ricavi meno costi deducibili. Sul risultato si pagano l'IRPEF a scaglioni (o l'IRES per le società di capitali), le addizionali, l'IRAP dove dovuta e i contributi. Perché un costo sia deducibile deve essere:

• inerente, cioè legato all'attività;
• documentato, di regola da una fattura intestata all'azienda o al professionista;
• registrato nel periodo giusto: per competenza nell'ordinario, per cassa (o per registrazione, se si sceglie questa opzione) nel semplificato.

Non tutte le spese si deducono al 100%. Alcuni esempi delle regole più comuni:

• auto usata anche per scopi personali: di norma il 20% dei costi, con un tetto sul prezzo d'acquisto (l'80% per agenti e rappresentanti);
• telefono e internet: 80%;
• vitto e alloggio: 75%, con limiti ulteriori per i professionisti; dal 2025 le spese di trasferta si deducono solo se pagate con strumenti tracciabili;
• beni strumentali (computer, macchinari, arredi): si deducono un po' ogni anno con l'ammortamento, oppure tutti nell'anno se costano non più di 516,46 €.

A differenza del forfettario, chi è in regime ordinario detrae l'IVA pagata sugli acquisti da quella incassata dai clienti: per lui l'IVA non è un costo.

Un esempio con i numeri

Prendiamo un professionista con 40.000 € di ricavi. Per tenere l'esempio leggibile non consideriamo contributi, addizionali e altre detrazioni: è un confronto di massima, non un calcolo da dichiarazione.

Con spese basse il forfettario vince nettamente, anche se le spese non contano: l'aliquota del 15% è molto più bassa degli scaglioni IRPEF (23%, 33% e 43% nel 2026). Quando invece le spese vere sono alte, molto oltre la quota forfettaria, il regime ordinario può far pagare meno. In mezzo c'è una zona grigia in cui contano i contributi, le addizionali, l'IVA sugli acquisti e la situazione personale: lì serve il calcolo del commercialista.

Qualche altra regola da ricordare

• Il forfettario ha un limite di ricavi: 85.000 € nell'anno precedente. Se nell'anno superi i 100.000 € esci subito dal regime, con l'IVA da applicare dalla fattura che fa superare la soglia.
• Il forfettario conta gli incassi, non le date delle fatture: una fattura di dicembre pagata a gennaio rientra nell'anno dopo.
• Nel forfettario le fatture d'acquisto servono comunque: per la contabilità di magazzino, per sapere quanto guadagni davvero e per accorgerti in tempo se le spese stanno superando la quota forfettaria.

Come lo vedi in Kliveer

Nella pagina Statistiche dei documenti, la scheda Tasse fa questo calcolo per te: prende ricavi e costi dai documenti registrati, applica il tuo regime e mostra imposte, contributi e scadenze previste. Nel forfettario indica le spese sostenute ma non le deduce; nell'ordinario le deduce. Le fatture dei fornitori arrivate dallo SDI vanno importate perché i costi siano completi: finché non lo fai, la pagina te lo segnala.

Restano stime: per la dichiarazione e per scegliere il regime rivolgiti sempre al tuo commercialista.

In sintesi

• Forfettario: le spese non si deducono; il reddito è ricavi × coefficiente, meno i contributi versati.
• Ordinario: le spese inerenti e documentate si deducono, alcune solo in parte; l'IVA sugli acquisti si detrae.
• Con spese basse conviene quasi sempre il forfettario; con spese molto alte rispetto ai ricavi, l'ordinario può costare meno.

Le indicazioni di questo articolo valgono al 12 novembre 2026. Le regole fiscali cambiano spesso: quando cambieranno pubblicheremo articoli di aggiornamento, che trovi collegati in cima a questa pagina.